Una dintre temele recurente apărute în sesiunile de mentoring și coaching a fost modul de exprimare a cerințelor – atât în viața personală, cât și în cea profesională.

Sunt sigură că ți s-a întâmplat și ție să ai nevoie ca celălalt să facă ceva, să ceri și să primești fie complet altceva, fie o reacție neașteptată sau disproporționată față de cererea ta. Sau nicio reacție.
Care este efectul? Uneori doar disconfort, alteori frustrare, ajungându-se chiar până la furie – în funcție de cerință și de starea de spirit atât a ta, cât și a persoanei cu care interacționezi.

Sunt situații în care tu faci doar o remarcă sau exprimi o solicitare pe care o consideri normală. Doar că, pentru persoana care te ascultă, aceasta poate părea agresivă, poruncitoare sau supărătoare.

Dau un exemplu care poate apărea des în activitatea profesională:
Ești cu un coleg de serviciu.
I-ai cerut cu ceva timp înainte să facă un raport pentru o speță la care tu lucrezi. Însă nu ai specificat exact când ai nevoie de el sau, poate, tu ai specificat, dar acel coleg nu a perceput că este un termen limită. Văzând că nu îl primești, îl interpelezi:

„Ți-am spus să-mi trimiți raportul acela și tu nu ai făcut-o. Mai durează mult?”

Este modul cel mai simplu în care poți declanșa o stare de nervozitate între voi.

Poate ți se pare firesc să ceri o explicație pentru ceva ce s-a agreat și nu s-a livrat.
Doar că apar câteva elemente care fac ca cererea să fie percepută ca agresivă:

• Tonul cu care ai făcut interpelarea – fie verbal, fie în scris;
• Modul în care a fost exprimată cererea;
• Lipsa de claritate a solicitării.

După cum se spune, „tonul face muzica” – de aceea este foarte important cum spunem / scriem solicitarea. Chiar și în scris, tonul reiese din formulare.

Modul în care faci solicitarea – atunci când o cerere vine însoțită de o expresie care poate fi percepută ca pasiv-agresivă (“Mai durează mult?”), și este precedată de o acuzație (“tu nu ai făcut-o”), persoana căreia i te adresezi intră în starea de luptă, îngheață sau fugi, iar comunicarea devine dificilă.

Lipsa de claritate – cu cât exprimi mai ambiguu ceea ce ai nevoie, cu atât riști să primești un răspuns nepotrivit. Poate colegul avea mai multe rapoarte în lucru, poate nu știa când ai nevoie sau poate nu avea resursele necesare.

De aceea, mă întorc la început – momentul în care ai făcut solicitarea.

Adesea nouă ni se pare clar ce cerem și presupunem că și celălalt a înțeles la fel.

Pentru ca solicitarea ta să fie înțeleasă, asigură-te că:

• Ai exprimat clar ce ai nevoie;
• Ai exprimat clar de ce ai nevoie de acel lucru;
• Ai verificat că persoana are disponibilitatea și capacitatea de a îl livra;
• Ai specificat clar termenul limită;
• Ai verificat că persoana a înțeles solicitarea.

Cum faci asta?
Reformulăm exemplul inițial:

Tu, către coleg (în scris):

„Lucrez la un studiu pentru clientul X, care își dorește să achiziționeze un portofoliu de imobile Y aflate în oferta noastră. Pentru a finaliza studiul, am nevoie să includ și un raport de piață care să reflecte situația actuală și să conțină date relevante despre valorile tranzacțiilor din ultimii 3 ani.

Termenul de predare către client este (data).
Te rog să îmi trimiți raportul până la (data + ora) pentru a putea finaliza studiul în timp util.

Te rog să îmi spui astăzi până la ora (x) dacă îți este posibil să îl finalizezi în acest termen și dacă ai nevoie de alte detalii.

Dacă nu primesc răspuns, voi considera că ai agreat acest termen.”

Dacă discuția este verbală, cel mai eficient este să soliciți oglindirea:

„Ca să ne asigurăm că suntem pe aceeași pagină, te rog să îmi spui ce ai înțeles.”

Dacă ceea ce ți se redă nu reflectă ce ai dorit să transmiți, poți continua astfel:

„Îți mulțumesc că mi-ai spus ce ai auzit. Realizez acum că nu am fost suficient de clar/ă și reformulez.”

Poate părea complicat — dar în realitate economisește timp, energie și nervi.
Iar la follow-up, poți reveni calm, pentru că ai setat o bază clară.

Dacă e ceva important de livrat, fă follow-up cu cel puțin 1 zi înainte de termenul limită. Salvează mult, crede-mă.

Același proces funcționează și în viața personală – acolo unde comunicarea este de cele mai multe ori verbală, dar astăzi, tot mai des, și pe WhatsApp. Structura poate fi adaptată perfect 😊

Sper să îți fie de folos cele de mai sus.
Vom aprofunda în live – chiar cred că este un subiect care merită atenție.

Spor în toate și mai ales în comunicare 😊!
Cu prietenie,
Cristina